Klíč k efektivní organizaci spočívá v upřednostňování kategorizace. Před uspořádáním by měly být položky systematicky kategorizovány podle frekvence použití, funkce nebo scénáře použití. Poté by měly být pro každou kategorii vybrány vhodné úložné nástroje. Například v kancelářském prostředí mohou být soubory klasifikovány jako „nevyřízené“, „dokončené“ nebo „dlouhodobé{3}} archivy“ a poté uloženy do kartoték, držáků dokumentů nebo zásuvek. Tento přístup kategorizace-potom{6}}zamezuje pozdější opakované reorganizaci a zlepšuje celkovou efektivitu správy.
Za druhé, technika „racionálního využití prostoru“ je klíčová. Různé typy skladovacích produktů mají různé způsoby využití prostoru a jejich strukturální výhody by měly být maximalizovány. Například vzpřímené odkládací police jsou vhodné pro ukládání pořadačů nebo knih, plně využívající vertikální prostor; zásuvky jsou vhodné pro kategorizaci malých předmětů, aby se zabránilo nepořádku; stohovatelné nebo modulární skladovací produkty lze flexibilně kombinovat podle velikosti prostoru. V praktickém použití lze pro snadnější přístup kombinovat princip „často používané předměty na horních nebo vnějších policích a méně často používané předměty na spodních nebo vnitřních policích“.
Kromě toho je při každodenním používání nezbytná „dynamická organizace a pravidelná údržba“. Uspořádání není jednorázový-úkol, ale vyžaduje průběžné úpravy podle používání. Například pravidelně vyklízejte nepoužívané předměty, aby se nehromadily a nezabíraly místo; také zkontrolujte skladovací kontejnery, zda nejsou poškozené nebo deformované, a podle potřeby je vyměňte nebo přeuspořádejte. Kromě toho udržování pořádku ve skladovacích kontejnerech a zamezení přeplnění pomáhá prodloužit jejich životnost a udržuje celkově čisté a efektivní prostředí.