Princip fungování kovových kancelářských potřeb je v podstatě založen na fyzikálních a mechanických vlastnostech kovových materiálů. Prostřednictvím konstrukčního návrhu a technologie zpracování dosahují funkcí podpory,-nosnosti, skladování a ochrany při použití v kanceláři. Kovové materiály samy o sobě mají vysokou pevnost, tuhost a stabilitu, díky čemuž jsou méně náchylné k výrazné deformaci při namáhání. Tato vlastnost jim umožňuje odolat hmotnosti dokumentů, vybavení nebo kancelářských předmětů po dlouhou dobu při zachování spolehlivosti celkové konstrukce.
Při realizaci těchto funkcí jsou kovové kancelářské potřeby často navrženy tak, aby zahrnovaly mechanické konstrukční principy pro zvýšení praktičnosti a provozní účinnosti. Posuvy zásuvek využívají kluzné tření a válečkové struktury k dosažení hladkého otevírání a zavírání; skládací kovové rámy stolů dosahují přepínání mezi rozkládáním a skládáním pomocí mechanického vyvážení závěsů a nosných tyčí; kovové kancelářské nástroje, jako jsou sešívačky, zesilují malé síly rukou prostřednictvím pákového efektu, aby pronikly a zajistily papír. Tyto návrhy v podstatě využívají přenos a přeměnu síly, aby byly kancelářské operace jednodušší a efektivnější.